L’importance de la planification de la continuité des activités
Les préoccupations concernant le COVID-19 augmentant rapidement, les entreprises modernes se préparent à une transition rapide vers une main-d’œuvre entièrement distante. Cependant, de nombreuses entreprises ne se sentent pas préparées au changement, sans parler des défis commerciaux qui pourraient survenir dans les semaines (et les mois) à venir.
En tant qu’agence de conseil en technologie basée à Avignon et Paris et comptant plusieurs partenaires dans le monde entier, l’Agence Trentieme possède une vaste expérience dans la gestion d’une entreprise avec une main-d’œuvre décentralisée, et nous aimerions partager quelques conseils pour vous aider dans votre établissement.
Voici comment aider les employés à rester productifs chez eux et à éviter les interruptions d’activité en cas d’urgence:
Communiquer et collaborer
La plupart des entreprises utilisent au moins une plate-forme de communication au travail, étendre ces technologies à d’autres employés ne devrait pas être trop compliqué. Mais pour les entreprises sans solution de communication, il est facile de se sentir perdu.
Les plates-formes de communication et de collaboration aident à franchir les barrières et à faciliter la productivité des employés, permettant aux équipes de rester en contact au bureau, à la maison ou en déplacement. Si vous recherchez une bonne solution pour votre entreprise, voici quelques-unes des principales plates-formes à prendre en compte:
Plateformes de communication et de productivité
Plateformes de réunion
Après avoir testé ces outils avec quelques autres, on a choisi Teams et Zoom comme principaux outils de communication pour différentes raisons. Là où Teams fonctionne parfaitement pour des discussions internes rapides, des réunions et des collaborations, nous nous appuyons sur Zoom pour tout le reste, comme les réunions avec les clients, les brainstormings et d’autres types de besoins de vidéoconférence et d’audioconférence.
Accéder aux fichiers et documents internes
Étant donné que les documents internes ne sont pas toujours disponibles à distance, la préparation préalable de vos processus métier sera essentielle pour maintenir la continuité des activités. Pour une bonne raison, les employés ne devraient pas stocker leur travail sur leur machine locale et en cas d’urgence, tout le travail pour s’assurer que votre système de stockage de fichiers est disponible dans le cloud sera payant! Il est également beaucoup plus pratique dans la vie de tous les jours de pouvoir accéder aux documents à partir de n’importe quel terminal qu’un employé utilise à ce moment-là.
À l’aide d’un système de stockage dans le cloud tel que Microsoft One Drive, qui est intégré à Office 365 et peut synchroniser automatiquement vos fichiers, simplifiez l’accès à distance au travail en cours en appuyant correctement sur le bouton Enregistrer et stockez vos fichiers dans le cloud Azure aussi en toute sécurité que vous pourrait jamais rêver.
Mise à jour des politiques de travail à domicile
Plus de la moitié des entreprises n’ont pas de politique de travail à domicile (WFH) en place, ce qui a obligé de nombreuses entreprises à se démener pour trouver des moyens de les mettre en œuvre rapidement. Au fur et à mesure que votre entreprise élabore sa politique de la FMH, voici quelques points importants à garder à l’esprit.
Établissez tôt les attentes afin que les employés sachent quelles heures ils devraient être disponibles et comment le travail devrait être effectué
Fournir les outils et canaux de communication appropriés (par exemple, e-mail, chat, vidéo) pour s’assurer que les gens restent en contact et continuent de collaborer efficacement
Coordonnez tous les besoins technologiques tels que les ordinateurs portables, les moniteurs et les logiciels pour éviter les temps d’arrêt
Définir les exigences de sécurité pour protéger les informations privées, ce qui peut inclure la configuration d’un VPN et la fourniture d’informations sur le mot de passe et le partage de fichiers, ainsi que sur l’utilisation des appareils de l’entreprise
Décrivez les moyens pour les employés d’obtenir de l’aide, que ce soit par le biais des ressources humaines, de l’informatique, de leurs responsables ou d’autres employés
Depuis le début de l’épidémie de coronavirus, notre équipe RH est restée en contact avec nos employés au quotidien pour réitérer les politiques de travail à domicile et aider les employés à installer des bureaux virtuels à la maison. Bien que cela ait été un grand ajustement pour tout le monde, la mise en place d’une politique nous a aidés à poursuivre notre travail avec un minimum de perturbations.
Garder les choses normales (autant que possible), l’importance de la planification de la continuité des activités
Les employés habitués au travail quotidien au bureau pourraient rater des occasions de socialiser avec des collègues et des clients, ce qui peut finalement nuire au moral. Cela rend d’autant plus important que les responsables planifient régulièrement des check-ins individuels et des réunions d’équipe pour aider les gens à se sentir plus connectés.
S’assurer que les choses restent normales devrait également s’appliquer à l’ensemble de l’organisation. Des réunions publiques aux évaluations des performances, en passant par la formation des nouveaux employés et l’intégration, le maintien des opérations commerciales doit prendre en compte les éléments qui ne sont pas toujours liés à la génération de revenus.
Enfin et surtout, compte tenu de tout le stress que les employés subissent en raison de Covid-19, continuer à créer un lieu de travail amusant et convivial reste le meilleur moyen de garder les gens productifs. Tout ce que votre entreprise peut faire pour rendre la journée plus agréable, inspirante et engageante devrait porter ses fruits pendant la transition et être quelque chose dont les employés se souviennent lorsque les choses reviennent à la normale.
Nous savons que beaucoup de lecteurs comprendront ce que cela signifie d’un point de vue commercial et travailleront peut-être même à distance pour la première fois. Nous avons testé de nombreuses approches différentes et savons qu’il peut être assez difficile de bien faire. Dans le cadre de nos offres de conseil en technologie, nous serions ravis d’aider votre organisation à assurer une transition en douceur pour votre entreprise, de celle qui dépend de votre bureau, à celle où le bureau est certainement agréable à avoir mais pas un facteur perturbateur pour votre entreprise. continuité de l’activité. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez poursuivre cette conversation hors connexion.
L’importance de la planification de la continuité des activités nous projette dans un nouveau monde et il ne cessera d’évoluer pour révolutionner le monde du travail et la façon de travailler.
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